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Lo que aprendí del II Encuentro de Comunicadores #EnCom2013

El 25 y 26 junio se llevó a cabo uno de los eventos académicos profesionales de la comunicación más importantes de Lima, y quizás del Perú. El II encuentro de comunicadores #EnCom2013 reunió a 400 profesionales y 12 expositores de peso para compartir experiencias y aprendizajes en torno a un tema que hoy está en boga: la comunicación de crisis.

El sitio web del II Encuentro de Comunicadores.

El sitio web del II Encuentro de Comunicadores.

Los resultados fueron satisfactorios: muchos postulantes al evento, artículos periodísticos en los principales medios del país, una realización impecable, la satisfacción de recibir felicitaciones y, sobre todo, el posicionamiento de EAP de Comunicación Social de la UNMSN.

Detrás de este evento, está el esfuerzo de talentosos jóvenes que invirtieron su tiempo, sus energías, y hasta su dinero. En esa oportunidad voy a contar algo de la experiencia vivida detrás del escenario.

El primer contacto

Muy pocas veces he trabajado con personas que no había visto fìsicamente. Cuando Henry Canales, un amigo que trabaja en la Defensoría del Pueblo, me contó acerca de la realización de un encuentro de comunicadores, similar a ENDiCOM, acepté la propuesta. Lo interesante vino después.

Lo nuevo y lo interesante fue el estilo de trabajo: puro Skype, mails, Google Docs y cajas de inbox en Facebook. Ya tuve experiencia en este estilo de trabajo con StartupPlace, pero participar en un proyecto con personas que no has visto en persona ya toma otro nivel.

Los aprendizajes

Este estilo de trabajo presenta retos que es necesario cumplir con cuidado. Primero, está el cuidado de los mensajes que vas a emitir y recibir de los integrantes del equipo. Con la ausencia de encuentros físicos, tenía que tener mucho cuidado en cada propuesta, requerimiento, comentario. Cuando presentas una propuesta, acompáñala siempre una alternativa (es más fácil y satisfactorio que te acepten una opción de dos que aceptar una opción única). Ideas preconcebidas, como el que los demás tienen un estilo de trabajo similar al tuyo, o que te aceptarán las propuestas porque eres el encargado de esa área, son fuente potencial de problemas.

Un modelo de propuesta para el equipo.

Un modelo de propuesta para el equipo.

Segundo, colaborar implica no sólo eso: requiere ser co-responsable de los aciertos, errores, y sugerencias en los avances del proyecto. Es en estos casos en donde la proactividad y la flexibilidad marcan la diferencia. Como no estaba listo el sitio web, tenía que echarle una mano. Si había faltaba algún gráfico que se previsto para colocar en Facebook, tenía que plantear soluciones; si algo estaba mal, reportarlo inmediatamente.

Tercero, el auto aprendizaje es muy necesario. Al no existir una reunión de coordinación presencial, era necesario conocer de cerca los modos de trabajo del resto del equipo. Horarios, formas de calificación de la coordinadora, sus expectativas, e incluso modalidades potenciales de malos entendidos debían ser identificados lo más antes posible.

Esto también se aplica a las herramientas que si van a emplear. Modificar código de una plantilla de WordPress, buscar alternativas a plugins que fallan, etc.

Google Drive, un gran exponente del trabajo colaborativo en equipo.

Google Drive, un gran exponente del trabajo colaborativo en equipo.

Cuarto, compartir recursos es fundamental. Emplear herramientas colaborativas, tener carpetas compartidas de archivos (ambos con Google Drive), e incluso compartir los bocetos de ideas en formación era fundamental para agilizar las tareas.

Mucho de las dificultades generadas en el proceso se produjo por no compartir recursos en el momento oportuno. Si un gráfico que anunciaba determinado mensaje no aparecía, lo más sencillo hubiera sido editar el archivo fuente (ejemplo, el Illustrator o el CorelDraw) y no clonar y dibujar encima de una imagen jpeg.

Quintó, compartir un horario de trabajo. Esto lo aprendí al final: si no tener mucho tiempo, elabora un horario y compartirlo con los demás miembros del equipo. Si es necesario quedarte algunas horas más, consulta con tu horario y de ser necesario negociar con los demás miembros. Sacrificar tus propias actividades principales por un proyecto, por más interesante que sea, mina el entusiasmo y el interés a largo plazo.

Sexto, haz una reunión presidencial al inicio. Esto pudo haber agilizado las tareas al inicio, conocer mejor a los miembros del equipo y generar nuevas ideas, con la colaboración de todos, para la mejor realización de los proyectos. A distancia, a no ser que se emplee Skype o Hangout de manera intensiva, no es fácil generar y madurar ideas de manera veloz. Es algo que también aprendí al final del proyecto.

Séptimo, asume riesgos cuando es necesario. Como me dijo Led Mariños, para ejecutar algunas actividades que requieran creatividad es necesario tener un margen de libertad, de atreverse a innovar para obtener mejores resultados, aún con riesgos inherentes. Ojo, solo en casos necesarios y tomando las precauciones del caso. Por ejemplo, intentar modificar un sitio web sin tener siquiera una copia de respaldo implica no solo asumir riesgos innecesarios y costosos, sino peligrosos: el de echar a perder el trabajo previo invertido.

Por último, participa en los proyectos en donde sabes que vas a aportar y aprender, y, sobre todo, en donde estés convencido y motivado de su idea principal, creer en lo que estás haciendo, sentirte a gusto. ¿Te interesa esta última idea? Te invito a que veas este video.

Estos aprendizajes, obvio para algunos y nuevo para otros, lo quería compartir. También aprovecho la oportunidad para felicitar a los organizadores del evento, el Lic. Abel Santibáñez, los bachilleres Brenda Umeres (mi coordinadora), Henry Canales (quien me invitó a participar), Julia Ramírez, Carlos Márquez, Jenny Arias, Fiorella Zumary, entre otros; y así como a los colaboradores que participaron en la realización, los alumnos de la base 2011.

Una foto con los organizadores del #EnCom2013

Aquí, junto con los organizadores del #EnCom2013.

Muchas gracias por la oportunidad.

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  • Gracias 2013, bienvenido 2014 | Oscar Román

    […] Perú, como en StartupPlace, en el SiliconWasi 2014, en el avance de mi proyecto de Tesis y en el II Encuentro de Comunicadores, he aprendido un montón. A todos quienes me acompañaron, jefes, profesores, compañeros, amigos y […]